Die MEDIVERBUND AG bietet eine Plattform zum Management von Corona-Impfterminen an. Durch den baldigen Start von Corona-Impfungen bei niedergelassenen Ärzten werden Arztpraxen vor große Herausforderungen bei der Organisation von Impfterminen gestellt. Es ist damit zu rechnen, dass Patienten -- insbesondere bei den jeweiligen Hausärzten -- versuchen werden, Impftermine zu vereinbaren. Mit dieser Plattform möchte der MEDI Verbund einen Beitrag zur Bekämpfung der Corona-Pandemie beitragen. Nachfolgend wird beschrieben, wie eine Arztpraxis diese Plattform zur Organisation nutzen kann.

1. Registrierung der Arztpraxis (einmalige Aufgabe der Praxis)

Eine interessierte Arztpraxis kann sich HIER für die Plattform registrieren. Nach der Registrierung und anschließender Überprüfung durch die MEDIVERBUND AG erhält die Arztpraxis ihre individuellen Zugangsdaten für die Plattform. Die Registrierung ist damit abgeschlossen.

Nach der erstmaligen Anmeldung an der Plattform, werden Ihnen unsere Nutzungsbedingungen und eine "Vereinbarung über die Datenverarbeitung im Auftrag bei der Nutzung der ImpfTerminManagement-Plattform gem. Art. 28 DSGVO" angezeigt. Um die Plattform nutzen zu können, müssen Sie beidem zustimmen.

2. Individuelle Arztpraxis-Einstellungen vornehmen (Aufgabe der Praxis)

Mit den praxis-individuellen Zugangsdaten können sich der Praxisinhaber oder eine MFA auf www.ImpfTerminManagement.de im sogenannten Praxisbereich anmelden. Anschließend kann die Praxis hier eigene Angaben ergänzen oder verändern, zum Beispiel den Praxisnamen. Außerdem wird im Praxisbereich eine praxisindividuelle ImpfTerminManagement.de-Adresse angezeigt.

Sobald die Impfungen beginnen, können Sie in Ihrem Praxisbereich Angaben zu Ihren Impfterminen hinterlegen. Hierzu zählen z. B.

  • die praxis-individuellen täglichen Zeitfenster, die Sie für Impfungen bereitstellen möchten,
  • die praxis-individuelle Taktung, anhand derer das System Impftermine automatisch vergeben kann
  • Tage/Stunden vor dem Impftermin, an denen der Patient erinnert werden soll und
  • der verwendete Impfstoff und die damit verbundenen Abstände zwischen den beiden Impfungen.

Bei der Bereitstellung von Impfterminen empfehlen wir Ihnen, feste und wöchentlich wiederkehrende Zeiten für Ihre Praxis zu definieren, z.B. jeden Dienstag und Donnerstag von 8:00 bis 12:00 Uhr und montags von 14:00 bis 18:00 Uhr. Diese Zeiträume blockieren Sie dann in Ihrer eigentlichen Terminverwaltung. Damit stellen Sie sicher, dass es nicht zu doppelt vergebenen Terminen kommen kann.

3. Bereitstellen der Plattform für Patienten (Aufgabe der Praxis)

Um die Arztpraxis bestmöglich bei der Termin-Organisation zu unterstützen und den Patienten unnötige Wartezeiten am Telefon zu ersparen, ist es wichtig, die Patienten gezielt auf die Plattform zu lotsen. Dafür sollte die praxis-individuelle ImpfTerminManagement.de-Adresse allen Patienten möglichst effizient mitgeteilt werden. Also z. B. auf:

  • einer Ansage auf dem Anrufbeantworter (bevor der Patient mit dem Praxispersonal spricht),
  • der eigenen Praxis-Internetseite,
  • Handzetteln oder
  • Aushängen in der Praxis

Damit leiten Sie die Patienten gezielt auf die Plattform und können dann in späteren Schritten effizient die Terminorganisation mit den impfwilligen Patienten durchführen.

4. Selbständige Registrierung von impfwilligen Patienten

Durch die breite Streuung Ihrer praxis-individuellen ImpfTerminManagement.de-Adresse erreichen die Patienten die Plattform zu jeder Tages- und Nachtzeit. Auf dieser Plattform werden die Informationen zu Ihrer Praxis angezeigt. So wissen die Patienten, dass sie bei der richtigen Praxis sind. Anschließend kann jeder impfwillige Patient selbständig die Daten zur Registrierung ausfüllen. Dies ist aus zwei Gründen notwendig: So können einerseits die Patienten im weiteren Verlauf gezielt informiert und unterstützt werden und andererseits können Sie als Praxis sehen, welche Patienten sich registriert haben.

5. Qualifizierung/Auswahl von Patienten durch die Arztpraxis (Aufgabe der Praxis)

Alle registrierten Patienten werden in Ihrem Praxisbereich auf ImpfTerminManagement.de mit den angegebenen Patientendaten angezeigt. Damit haben Sie als Arztpraxis die Möglichkeit, sich einen Überblick über die Patienten zu verschaffen. Die Plattform bietet nun verschiedene Möglichkeiten an, um die Patienten zu selektieren, denen Sie einen Impftermin geben möchten. Dabei wird es folgende Möglichkeiten geben:

  • nach manueller Durchsicht und Angabe, ob der Patient bei Ihnen in der Praxis bekannt ist
  • nach Alter (z. B. alle registrierten Patienten, die älter als 70 Jahre sind)
  • nach selbstgewählter Impfpriorität (1-6)
  • Patienten-Registrierungsdatum

6. Bereitstellen von Impfterminen (Aufgabe der Praxis)

Sobald Sie Ihre Einstellungen zur Terminvergabe (siehe 2.) abgeschlossen und Sie anhand der Qualifizierung/Auswahl die Patienten selektiert haben (siehe 5.), können Sie mit dem Versand von Impfterminen beginnen. Wenn Sie diesen Prozess starten, werden die gewünschten Patienten automatisch durch die Plattform per E-Mail informiert. In dieser Information ist ein individueller Link, zur verbindlichen Buchung von Impfterminen enthalten.

7. Buchung von Impfterminen durch die registrierten Patienten

Durch das vorherige Bereitstellen der Impftermine erhält der Patient automatisch eine E-Mail mit weitergehenden Informationen. Außerdem ist ein individueller Link zur verbindlichen Buchung von Impfterminen enthalten. Sobald der Patient diesen Link öffnet, sieht er einen Terminvorschlag. Der Patient kann dann zwei Termine, unter Berücksichtigung der Impfabstände, verbindlich und selbständig buchen. Das System registriert die Buchung und in Ihrem Praxisbereich werden die gebuchten Termine angezeigt.

8. Impfaufklärung und Erinnerung an Impftermine

Neben der eigentlichen Terminorganisation werden dem Patienten per E-Mail individuelle Aufklärungs- und Einwilligungsdokumente bereitgestellt. Der Patient kann dann diese Dokumente vor dem eigentlichen Impftermin lesen und wenn nötig unterschreiben. Außerdem erinnert die Plattform den Patienten, entsprechend den im Praxisbereich hinterlegten Erinnerungszeiten (z. B. eine Woche vor dem Termin, einen Tag vor dem Termin, etc.) vor dem jeweiligen Impftermin. Auch wird er in der Erinnerung gebeten, die erforderlichen Unterlagen mitzubringen.

9. Impfen der Patienten (Aufgabe der Praxis)

Über den Praxisbereich können Sie im Voraus sehen, welche Patienten am jeweiligen, oder an den darauffolgenden Tagen zur Impfung kommen werden. Die Praxis kann sich damit effizient auf die anstehenden Impfungen vorbereiten.

Nachdem der Patient in der Praxis geimpft wurde, kann die erfolgte Impfung in der Plattform hinterlegt werden. Dies hat den Vorteil, dass automatisch Impfstatistiken für Ihre Praxis erstellt werden können. Außerdem behalten Sie so den Überblick, welche der registrierten Patienten tatsächlich geimpft worden sind.

Sollte ein Patient seine vorher gelesenen und unterschriebenen Unterlagen vergessen haben, können Sie mithilfe der Plattform schnell und einfach die Dokumente ausdrucken. Es müssen keine Angaben zum Patienten manuell nachgetragen werden.

10. Weitere Funktionen der Plattform

Da mit hoher Wahrscheinlichkeit im Herbst oder in den Folgejahren erneute Corona-Impfungen notwendig werden, können Sie mit der Plattform die bereits registrierten Patienten erneut informieren und die Terminorganisation darüber abwickeln.

Je nach weiterem Fortgang der Pandemie oder der Impfungen im Allgemeinen werden wir das System entsprechend erweitern und sukzessive mit weiteren hilfreichen Funktionen ausstatten.

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